Общие положения
Следуя Корпоративным ценностям компании, повышая безопасность и снижая нагрузку на окружающую среду, развивая эффективность и клиентоориентированность предлагает контрагентам перейти на юридически значимый электронный документооборот (далее – ЮЗЭДО).
ЮЗЭДО внедряется в России с начала 2000-х годов. И к настоящему моменту получен огромный опыт его использования, развит ИТ-инструментарий и накоплена правоприменительная практика. С подробной информацией об основных законодательных инициативах, направленных на развитие ЮЗЭДО в Российской Федерации, вы можете ознакомиться в разделе Нормативные документы.
С ключевыми преимуществами перехода на ЮЗЭДО вы можете ознакомиться на странице нашего партнера – АО «ПФ «СКБ Контур»
Ключевые преимущества ЮЗЭДО:
- сокращение расходов на печать, доставку, обработку и хранение документов до 80% в год;
- упрощение соблюдения сроков предоставления документов в ФНС;
- повышение производительности труда работников, ответственных за обработку документов, до 65%;
- повышение платежной дисциплины;
- оперативный контроль статуса документа.
Требования к ЮЗЭДО
При использовании ЮЗЭДО выделяют два вида документов:
- Формализованные документы — электронные документы, формат которых определен законодательством — см. Нормативные документы: электронный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость, или первичный документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, применяемую при оформлении фактов хозяйственной жизни и при расчетах по налогу на добавленную стоимость, или первичный документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), применяемый при оформлении фактов хозяйственной жизни.
- Неформализованные документы – электронные документы, форматы которых не регламентируются законодательством. Ими могут являться, например, товарно-транспортная накладная, сертификаты продукции и иные документы, предусмотренные договором, заключенным между контрагентами. Неформализованные документы могут быть представлены в любых популярных форматах – PDF, JPEG, TIFF, MS Word и т. д. Предпочтительным является формат PDF.
Чтобы электронный документ приобрел юридическую силу, должны быть соблюдены следующие условия:
- Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. Документы, подписанные от руки или с помощью УКЭП, имеют равнозначную ценность. Чтобы подписывать документы УКЭП, необходимо приобрести сертификат УКЭП.
Со способами получить сертификат вы может ознакомиться на сайте Госуслуг по ссылке
Необходимо отметить, что сотрудник, обладающий квалифицированной цифровой подписью, должен быть наделен правом подписи документов, участвующих в ЮЗЭДО, соответствующей доверенностью компании (Федеральный закон от 27.12.2019 N 476-ФЗ).
- Документ должен быть передан с помощью Оператора ЭДО, аккредитованного ФНС РФ. Перечень Операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС РФ. Компания осуществляет электронный документооборот через систему ЭДО «Диадок» (оператор системы электронного документооборота – АО «ПФ «СКБ Контур»).
Несмотря на большое количество Операторов ЭДО на рынке, далеко не все они имеют возможность передавать друг другу электронные документы своих клиентов. Для эффективного ЮЗЭДО желательно выбирать Операторов, между которыми уже настроено такое взаимодействие (роуминг), либо пользоваться услугами одного Оператора. Перечень Операторов, с которыми у АО «ПФ «СКБ Контур» настроен роуминг постоянно расширяется.
Для выполнения ЮЗЭДО участникам сделки (договора) необходимо заключить Соглашение об использовании электронных документов – см. Документы для контрагентов.
Начало работы с ЮЗЭДО
Для начала использования ЮЗЭДО необходимо:
- Заключить договор с Оператором ЭДО, аккредитованным ФНС РФ и имеющим настроенный роуминг с Оператором АО «ПФ «СКБ Контур».
- Получить необходимое количество УКЭП для работников, наделенных МЧД (машиночитаемая доверенность)для подписания соответствующих документов, а также средства криптографической защиты информации (Ru-Token, E-Token и программное обеспечение КриптоПро).
- Направить приглашение для обмена электронными документами в адрес компании, используя систему электронного документооборота своего Оператора ЭДО.
- При необходимости выполнить настройку своей учетной системы для возможности формирования или приема электронных документов в рамках ЮЗЭДО.
- Подписать с компанией Соглашение об электронном документообороте.
Порядок взаимодействия
Контрагент, являющийся поставщиком по отношению к компании, должен подписать усиленной квалифицированной цифровой подписью и отправить через систему документооборота Оператора ЭДО пакет документов, содержащий:
- формализованный документ;
- приложения в виде набора неформализованных документов, предусмотренных соответствующим договором поставки.
Как правило, все крупные Операторы ЭДО предоставляют сервис использования своих систем электронного документооборота через веб-интерфейс, что предоставляет возможность быстрого начала обмена электронными документами. Для этого достаточно реализовать в учетной системе возможность формирования формализованных документов в регламентированном законодательством формате, загрузить в систему электронного документооборота Оператора ЭДО вместе с пакетом неформализованных документов, подписать и передать контрагенту.
Пример использования веб-интерфейса Оператора ЭДО АО «ПФ «СКБ Контур» приведен в документе «Использование портала Диадок при ЮЗЭДО» в разделе «Документы для контрагентов» .
Для интеграции учетных систем с системой электронного документооборота Оператора ЭДО требуется установка специализированных модулей, их настройка и адаптация. Данный способ эффективен при обработке большого числа документов и, в итоге, позволяет существенно сократить время их формирования и обработки, повысив производительность труда.
Нормативные документы
Основные законодательные акты, регулирующие использование ЮЗЭДО:
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Приказ МФ РФ от 5 февраля 2021 г. N 14н Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи
- Приказ ФНС МФ РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме».
- Приказ ФНС МФ РФ от 12 октября 2020 г. N ЕД-7-26/736@ Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме.
Документы для контрагентов
Форма соглашения об использовании электронных документов между компанией и контрагентами.
Пример использования веб-интерфейса системы ЮЗЭДО «Диадок» оператора АО «ПФ «СКБ Контур» для обмена электронными документами.
Требования по заполнению дополнительных полей УПД и примеры документов.
Пример использования систем 1С для формирования электронных документов и отправки через систему электронного документооборота «Диадок» Оператора ЭДО АО «ПФ «СКБ Контур».